Présentation générale de la desserte
La BDV prête des documents aux bibliothèques partenaires et assure leur renouvellement régulier.
Ces documents viennent s'ajouter aux collections de la commune et permettent de renouveler régulièrement l'offre proposée aux usagers dans tous les domaines (livres, documentaires, romans, bandes dessinées, albums...).
Ce sont ainsi 300 000 documents qui sont mis à la disposition des habitants, une offre qui est nécessairement actualisée pour répondre aux attentes des publics. Chaque année, ce sont environ 15 000 documents qui sont achetés, traités et équipés par l’équipe de la BDV.
La quantité prêtée varie de 300 à 2400 documents par commune selon la taille de la bibliothèque. Pour répondre au mieux à la demande, chaque bibliothèque bénéficie chaque mois du passage de la navette. Afin d’assurer un renouvellement et une rotation en quantité plus importante, le passage du bibliobus ou l’accueil dans un relais de prêt sont planifiés deux fois par an.
Le prêt de livres
Le prêt est accordé pour une durée maximum de quatre ans.
La quantité de livres prêtés varie selon la superficie de la bibliothèque. Le tableau ci dessous vous permet de repérer, en fonction de la superficie de votre bibliothèque, la quantité de livres auxquels vous avez droit.
ATTENTION ! Il s’agit d’une quantité maximale. En effet, le nombre de livres déposés dépend aussi du nombre de livres appartenant à la bibliothèque municipale, il peut être en deçà du maximum fixé.
| Superficie | >= 200 m² | Entre 100 et 199 m² | Entre 70 et 99 m² | Entre 50 et 69 m² | Entre 30 et 49 m² | < 29 m² | 0 m² |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dépôt de livres |
2000 maxi Soit environ 8 livres / m² |
1600 maxi Soit environ |
1400 maxi Soit environ 16 livres / m² |
1200 maxi Soit environ |
1100 maxi Soit environ |
800 maxi Soit environ |
300 maxi |
Prêt de partitions et de textes Lus
Ces types de documents sont prêtés à la demande et la quantité prêtée est définie en fonction des besoins relatifs aux publics spécifiques auxquels ils s’adressent et des contextes propres à chaque bibliothèque.
Deux principes président à la nécessité de renouveler les documents prêtés par la BDV :
• Pour la bibliothèque dépositaire, le renouvellement régulier contribue à la qualité du service proposé à ses usagers
• Pour la BDV, il permet la rotation des documents et évite l’accumulation des retards.
Pour répondre à ce double objectif, une desserte documentaire assurant une circulation à plusieurs vitesses et pour des quantités variables est nécessaire.
Le renouvellement par la navette
Toute bibliothèque partenaire bénéficie de ce service, il lui donne le droit de réserver parmi l’offre de la BDV les documents demandés par ses usagers. En conséquence, au-delà de ce que chacun possède sur place, les bibliothécaires ont accès à une bibliothèque de 300 000 documents pour répondre aux besoins de leurs publics.
Le service dit de navette assure le transport des documents réservés d’une bibliothèque à une autre en passant dix fois par an dans chaque commune desservie.
Les deux tiers des documents de la BDV étant en permanence prêtés dans les bibliothèques, la navette dépend du bon fonctionnement en réseau. D’une part, la logistique de la BDV doit être rapide et efficace pour repérer et acheminer les documents réservés. D’autre part, les bibliothèques dépositaires doivent aussi concourir par leur participation à la satisfaction des demandes.
Les bibliothécaires sont des intermédiaires incontournables entre le public et les ressources documentaires de la BDV, ils recueillent et transmettent les demandes, ils gèrent les échanges avec la navette. Il leur appartient aussi de promouvoir ce service auprès de leurs usagers pour que ces derniers en perçoivent l’intérêt et prennent l’habitude de l’utiliser.
La BDV propose quand c’est nécessaire un accompagnement sous la forme la plus adaptée (atelier de formation, aide à distance) pour que chaque bibliothécaire sache utiliser les fonctionnalités de recherche et de réservation à distance disponibles sur le site internet.
A l’occasion de chaque passage de la navette (dix fois par an), il est demandé qu’un responsable par bibliothèque prenne en charge l’échange de documents. La liste des documents en dépôt, réservés par une autre bibliothèque, lui est adressée par courriel. Il peut également la consulter en ligne via le site Internet de la BDV. Au passage de la navette, l’échange consiste donc à réceptionner les documents réservés pour les usagers de la bibliothèque et à remettre en retour, ceux demandés par les usagers des autres bibliothèques.
Des bacs de transports sont mis à disposition de la bibliothèque en quantité suffisante selon le nombre de réservations qui transitent habituellement. Cette quantité est néanmoins variable et les bibliothèques qui effectuent beaucoup de réservation doivent veiller à l’équilibre des échanges pour ne pas trop accroître leur dépôt. Quoiqu’il en soit le nombre de réservations simultanées autorisées est plafonné à 100.
Tutoriel pour les réservations en ligne
Le renouvellement au relais ou dans le bibliobus
Deux fois par an, chaque bibliothèque doit participer à un échange de documents en quantité plus importante pour assurer une rotation du fonds déposé.
La quantité échangée est définie en proportion du nombre de documents déposés. Elle permet, à raison de deux rendez-vous par an, de renouveler la totalité du fonds déposé sur la durée de prêt prévue.
Les modalités de l’échange sont aussi définies par les modes de desserte qui offrent des conditions de choix et de transport différents.
- L’accueil au Relais de Poitiers :
Accueillis dans un espace de 330 m², les bibliothécaires choisissent 250 livres maximum parmi les 5 000 proposés.
Le déplacement des bibliothécaires est à la charge des communes mais le transport des documents est assuré par la BDV.
- Le passage du bibliobus
Accueillis dans le bibliobus, les bibliothécaires choisissent 300 livres maximum parmi les 2500 proposés.
Le transport des livres entre le bibliobus et la bibliothèque est assuré sur place par la BDV.
- La navette uniquement (absence de renouvellement semestriel)
Selon les contextes, La BDV peut être amenée à proposer uniquement le service navette sans prévoir de rendez-vous semestriel pour un renouvellement. Dans ce cas le dépôt de livres est limité à 300 documents.
Les documents sont prêtés pour une durée maximale de quatre ans. Au-delà ils sont considérés « en retard ». A l’occasion des renouvellements semestriels, les bibliothécaires doivent sélectionner en priorité les prêts anciens pour les rendre à la BDV. Cette gestion est facilitée par l’envoi d’une liste de retard jointe à l’avis de passage par mail envoyé au moins deux semaines avant le rendez-vous. Selon les situations (importance du dépôt, nombres de réservations faites auprès de la BDV…) les risques d’accumulation de retard sont plus ou moins importants. Les bibliothécaires ont la responsabilité de ce suivi et sont aidés en cela par leur référent à la BDV.
Par ailleurs, pour assurer une rotation plus importante des collections récentes, les documents considérés comme « nouveauté » sont prêtés pour une durée de 5 mois environ. Concrètement, les livres (hormis les albums) sont considérés comme des nouveautés pendant un an. Pendant cette période, tout document en nouveauté est considéré immédiatement en retard lorsqu’il est emprunté. Il doit être rendu lors du prochain passage du bibliobus ou lors du prochain rendez-vous au relais (soit approximativement 5 mois).
Cette disposition génère des listes de retards à deux niveaux, celui des documents à rendre au titre des nouveautés et celui des documents à rendre au titre des retards.
Lorsqu’un document est perdu ou détérioré, le référent de la BDV fait établir avec l’accord du bibliothécaire une facture au nom de la commune. Pour faciliter le règlement de ces litiges, l’usager responsable peut racheter le même document en remplacement.